runnrrAutomatizar el envío de documentos a clientes
Llevar cada documento al cliente correcto y saber qué sigue pendiente de revisión o entrega, sin preparar cada correo desde cero.
Son propuestas de automatización a medida para asesorías en España. Primero revisamos vuestro proceso, los accesos y lo que ya resuelve vuestro programa. Después acordamos el alcance y probamos con casos reales antes de ponerlo en marcha.
Un ejemplo en el despacho
El contrato está generado y guardado, pero el cliente llama porque no lo ha recibido. En otros casos hay varias versiones y cuesta saber cuál se envió y a quién.
Qué necesitamos para empezar
- Documentos finales y datos para identificar cliente y periodo
- Directorio de destinatarios aprobado por la asesoría
- Reglas de revisión, envío y seguimiento de fallos
Cómo sería el proceso
1. Identificar y clasificar el documento
Relacionar el archivo con la empresa, el periodo y el tipo de gestión. Los documentos sin una correspondencia clara quedan pendientes.
2. Revisar versión y destinatario
Comprobar qué versión está aprobada y qué persona debe recibirla. Las rutas de envío se definen por cliente y tipo de documento.
3. Preparar la entrega acordada
Crear el borrador o ejecutar el envío según las aprobaciones pactadas. Conservar el documento exacto asociado a la entrega.
4. Registrar fallos y evitar duplicados
Separar los intentos de envío de los resultados confirmados. Un reintento no debe generar otra entrega si la primera ya se completó.
Cuándo se da por terminado
Consta qué versión se entregó al destino aprobado y qué evidencia lo confirma. Si el proceso exige acuse del cliente, se mantiene como un paso adicional.
Qué pasa si algo no cuadra
Destinatarios desactualizados, documentos de otro cliente, versiones sustituidas y mensajes devueltos deben detener o reabrir la entrega para revisión.
Encajarlo en tus herramientas
Evaluamos las carpetas, el programa documental y el correo que utiliza la asesoría. El envío automático requiere un acuerdo específico; la app individual de Runnrr prepara respuestas para revisión y no las envía automáticamente.
Preguntas sobre este proceso
¿Podemos aprobar los correos antes de enviarlos?
Sí. La revisión puede ser un paso obligatorio del proceso. Al definir el piloto se acuerda qué se prepara, quién lo aprueba y cómo se registra la entrega.
¿Enviar un email significa que el cliente lo ha leído?
No. Hay que distinguir preparación, envío, entrega y acuse. Solo se marca cada estado cuando existe la evidencia acordada para ese paso.
Cuéntanos cómo lo hacéis ahora
Tu consulta incluirá el proceso «Automatizar el envío de documentos a clientes». Describe los pasos que hacéis a mano, el volumen aproximado y dónde os atascáis. Dmitrijs recibirá la consulta en dv@runnrr.io. No incluyas datos de trabajadores ni documentos de clientes.