runnrrVon der Rechnung in WhatsApp zum Eintrag im Buchhaltungssystem
Mandanten schicken Rechnungen per WhatsApp. Danach muss jemand die Angaben ins Buchhaltungsprogramm übertragen. Wir entwickeln einen Ablauf, der Rechnungen liest, dem richtigen Mandanten und Zeitraum zuordnet, freigegebene Daten einträgt und das gespeicherte Ergebnis prüft. Unklare Angaben und fehlende Belege gehen an euer Team.
Mit Dmitrijs sprechen
Rechnungen sammeln und fehlende Angaben erkennen
Datum, Rechnungsnummer, Lieferant und Beträge per Texterkennung (OCR) erfassen. Das Original behalten und unklare Angaben zur Prüfung weitergeben.
Belege dem richtigen Mandanten und Zeitraum zuordnen. Fehlende Unterlagen anhand der tatsächlichen Systemdaten erkennen, statt allgemeine Erinnerungen zu versenden.
Ein Mandant sendet eine Rechnung
Hier ist die Rechnung für diesen Monat.
Mit den Unterlagen abgleichen
- Mandant zugeordnet
- Zeitraum abgeglichen
- Rechnungsnummer fehlt
Gezielt nachfragen und den Eintrag bestätigen
Gezielt nach dem fehlenden Beleg fragen, wo der Mandant seine Unterlagen geschickt hat. Euer Team gibt jede ausgehende Nachricht vor dem Versand frei.
Freigegebene Angaben per Integration oder Computer Use eintragen. Erst nach bestätigter Aktualisierung den Vorgang als erledigt markieren.
Rückfrage zur Prüfung vorbereitet
Danke. Können Sie die vollständige Rechnung senden? Die Rechnungsnummer ist auf dem Foto abgeschnitten.
Wenn die vollständige Rechnung eintrifft
Duplikate prüfen → Datensatz aktualisieren → Speicherung bestätigen
Fehlende Unterlagen vor dem Termin nachfordern
Vor einem Umsatzsteuer- oder Einkommensteuertermin eingegangene Unterlagen mit der tatsächlichen Fehlbelegliste vergleichen. Gezielt per WhatsApp oder E-Mail erinnern, mit Checkliste und Upload-Link statt vollständiger Portalanmeldung. Sobald ein Beleg eingeht, zuordnen, die Liste aktualisieren und die Erinnerung für diesen Beleg beenden. Termine und Freigaben legt eure Kanzlei fest.
- LieferantenrechnungEingegangenOriginal mit dem Datensatz verknüpft
- KontoauszugBeim Mandanten angefragtGezielte Rückfrage vorbereitet
- BelegfotoPrüfung erforderlichBetrag nicht lesbar
Nur fehlende Unterlagen anfordern. Unklare Belege bleiben bei der zuständigen Person zur Prüfung.
Den passenden Ablauf für eure Kanzlei finden
Lohnabrechnung und Beratung in Spanien
Fünf wiederkehrende Abläufe mit ausführlichen Beschreibungen auf Spanisch.
Belegsammlung in Portugal
Mit TOConline starten: fehlende Belege prüfen, im WhatsApp-Chat des Mandanten nachfragen und die Aktualisierung im Buchhaltungssystem bestätigen. Auch Abläufe mit Primavera, PHC oder ARTSOFT lassen sich prüfen. Produktversion, verfügbare Datensätze und Zugriff bestimmen die Verbindung. Die Belegsammlung unterstützt euren bestehenden Ablauf; gesetzliche Exporte und Einreichungen bleiben bei eurer Buchhaltungssoftware und eurem Team.
Mit einem wiederkehrenden Ablauf beginnen
Erzählt uns, was euer Team jeden Monat nachfordern oder prüfen muss. Gemeinsam klären wir die Schritte, Programme, Zugriffe und Freigaben für einen ersten Pilotversuch.
Prüfschritte vor dem Start vereinbaren
Doppelte Rechnungen, unscharfe Fotos, falsche Zuordnungen, fehlende Felder und gescheiterte Aktualisierungen testen. Prüfschritte und Fehlerbehebung mit eurer Kanzlei vereinbaren.
Sprecht mit Dmitrijs über Produkt, Version und Zugriff. Verbindungen, Computer Use und ein Auftritt unter eurer Kanzleimarke werden für euren Ablauf vereinbart und getestet. Dieses Unternehmensangebot ist separat von den alltäglichen Routinen der Mac-App.