runnrrDe las facturas en WhatsApp al registro contable
Los clientes envían facturas por WhatsApp y después alguien tiene que pasarlas al programa contable. Diseñamos un proceso para leerlas, relacionarlas con el cliente y periodo correctos, introducir los datos aprobados y comprobar que quedaron guardados. Los campos dudosos y los documentos pendientes se devuelven al equipo.
Hablar con Dmitrijs
Recoger las facturas y comprobar lo que falta
Extraer fecha, número, proveedor e importes mediante reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Conservar el original y revisar los campos dudosos.
Relacionar cada documento con el cliente y periodo correctos. Consultar los registros reales, en lugar de enviar recordatorios genéricos.
El cliente envía una factura
Os paso la factura de este mes.
Comprobar con los registros
- Cliente identificado
- Periodo comprobado
- Falta el número de factura
Pedir lo pendiente y comprobar el registro
Pedir la factura concreta en la conversación donde llegó el documento. El equipo aprueba cada mensaje antes de enviarlo.
Introducir los datos aprobados mediante una integración o uso del ordenador. Confirmar la actualización antes de dar el trabajo por terminado.
Respuesta preparada para revisar
Gracias. ¿Nos puedes pasar la factura completa? En la foto no se ve el número de factura.
Cuando llega la factura completa
Comprobar duplicados → actualizar el registro → verificar que se ha guardado
Pedir la documentación pendiente antes del plazo
Comparar lo recibido con la lista real de facturas y justificantes pendientes. Pedir el documento concreto por WhatsApp o email, con una lista y un enlace de subida sin obligar a entrar en un portal completo. Cuando llegue, relacionarlo con el cliente, actualizar la lista y dejar de pedirlo. La asesoría define los plazos y las aprobaciones.
- Factura del proveedorRecibidaOriginal vinculado al registro
- Extracto bancarioPendiente del clienteRecordatorio concreto preparado
- Foto de un reciboPendiente de revisiónNo se lee el importe
Reclamar solo lo que falta. Dejar los documentos dudosos a la persona que tenga que revisarlos.
Encuentra el proceso que encaja en tu despacho
Trabajo recurrente de asesoría laboral en España
Cinco procesos con pasos, comprobaciones y ejemplos de cada gestión.
Recogida de documentos en Portugal
Empezar con TOConline: comprobar documentos pendientes, pedirlos en el WhatsApp del cliente y confirmar la actualización contable. También podemos evaluar procesos con Primavera, PHC o ARTSOFT. La versión, los registros disponibles y el acceso determinan la conexión. La recogida apoya vuestro proceso actual; el software contable y el equipo siguen siendo responsables de las exportaciones y presentaciones oficiales.
Empezar por un proceso que se repita
Cuéntanos qué tenéis que reclamar o comprobar cada mes. Repasamos los pasos, el programa, los accesos y las revisiones para acordar una primera prueba.
Acordar las comprobaciones antes de empezar
Una petición llega por correo o WhatsApp. Después hay que reunir información, actualizar el programa, comprobar el resultado y responder al cliente. Cuando el seguimiento queda repartido entre Excel, agendas y mensajes, es fácil perder un paso. Definimos contigo qué confirma que cada paso está terminado y qué debe quedar pendiente de revisión.
Nos sentamos con vosotros y repasamos un proceso que se repita cada semana o cada mes. Medimos el volumen y el trabajo manual, vemos qué resuelve ya vuestro programa y acordamos una primera prueba. Dejamos claros los pasos, las comprobaciones y lo que debe revisar el despacho. Las consultas jurídicas y la interpretación de convenios siguen en manos del asesor. Evaluamos el producto, la versión y el acceso, incluidos procesos con a3, Sage o Holded. Las conexiones y el uso del ordenador se acuerdan y prueban para cada caso; no se presupone una integración disponible. Es un servicio para empresas, separado de las rutinas diarias de la app para Mac.