runnrrDas faturas no WhatsApp ao registo contabilístico
Os clientes enviam faturas pelo WhatsApp e depois alguém tem de as passar para o programa de contabilidade. Desenhamos um processo para ler as faturas, associá-las ao cliente e período certos, introduzir os dados aprovados e verificar o registo. Campos pouco claros e documentos em falta voltam à equipa.
Falar com Dmitrijs
Recolher faturas e verificar o que falta
Extrair data, número, fornecedor e valores por reconhecimento ótico de caracteres (OCR). Guardar o original e rever campos pouco claros.
Associar cada documento ao cliente e período corretos. Consultar os registos reais, em vez de enviar lembretes genéricos.
O cliente envia uma fatura
Segue a fatura deste mês.
Conferir com os registos
- Cliente identificado
- Período confirmado
- Falta o número da fatura
Pedir o que falta e confirmar o registo
Pedir a fatura específica na conversa onde o cliente enviou os documentos. A equipa aprova cada mensagem antes do envio.
Introduzir os dados aprovados através de integração ou uso do computador. Confirmar a atualização antes de concluir a tarefa.
Resposta preparada para revisão
Obrigado. Pode enviar a fatura completa? O número da fatura ficou cortado na fotografia.
Quando chega a fatura completa
Verificar duplicados → atualizar o registo → confirmar que ficou guardado
Pedir documentos em falta antes dos prazos fiscais
Antes de um prazo de IVA ou imposto sobre o rendimento, comparar os documentos recebidos com a lista real de faturas e comprovativos em falta. Pedir o documento específico por WhatsApp ou email, com uma lista e ligação de envio sem exigir acesso a um portal completo. Quando chegar, associar ao cliente, atualizar a lista e deixar de o pedir. O gabinete define prazos e aprovações.
- Fatura do fornecedorRecebidaOriginal associado ao registo
- Extrato bancárioA aguardar o clientePedido específico preparado
- Fotografia de um reciboRequer revisãoO valor não é legível
Pedir apenas o que falta. Os documentos pouco claros ficam com a pessoa responsável pela revisão.
Encontre o processo adequado ao seu gabinete
Processamento salarial e assessoria em Espanha
Cinco processos recorrentes, com guias detalhados em espanhol.
Recolha de documentos em Portugal
Começar com TOConline: verificar documentos em falta, pedir no WhatsApp do cliente e confirmar a atualização no sistema contabilístico. Também podemos avaliar processos com Primavera, PHC ou ARTSOFT. A versão, os registos disponíveis e o acesso determinam a ligação. A recolha apoia o processo atual; o software contabilístico e a equipa continuam responsáveis pelas exportações e declarações oficiais.
Começar por um processo recorrente
Conte-nos o que a equipa precisa de pedir ou verificar todos os meses. Mapeamos os passos, as ferramentas, os acessos e as revisões para um primeiro piloto.
Acordar as verificações antes de começar
Testar duplicados, fotografias ilegíveis, clientes incorretos, campos em falta e atualizações falhadas. Acordar revisão e recuperação com o gabinete.
Fale com Dmitrijs para avaliar o produto, versão e acesso. As ligações, o uso do computador e uma experiência com a marca do gabinete são definidos e testados para o seu processo. É um serviço para empresas, separado das rotinas diárias da app para Mac.